מהו קו חם ?
קו חם (Whistleblower) היא מערכת המאפשרת לעובדים לדווח באופן אנונימי על חשד למעילות או התנהגות לא אתית בארגון.
חשיבות הקו החם לארגון
הקו החם משמש ככלי חשוב לאיתור ומניעת מעילות ועבירות כלכליות. הוא מאפשר לארגון לגלות מעילות בשלב מוקדם ולמנוע נזקים כלכליים ופגיעה תדמיתית בארגון. בנוסף, הקו החם מגביר את תחושת הבטחון והאמון של העובדים בארגון, מה שמשפיע באופן חיובי על מוטיבציה ותפקוד.
לפי מחקר של הלשכה העולמית לבוחני הונאות (ACFE) משנת 2024, נמצא כי ההונאות מתגלות באופן עקבי באמצעות דיווח בקו החם. המחקר מבוסס על 1,921 מקרי הונאות שהתרחשו ב-138 מדינות ברחבי העולם במהלך התקופה ינואר 2022 עד ספטמבר 2023. המחקר מציין כי היקף הנזק הכספי שנגרם לארגונים בהם התרחשו מעילות ולא נעשה שימוש בקו חם, היה גדול פי 2 מארגונים שהטמיעו את השימוש בכלי זה.
מניתוח נתוני המחקר עולה, כי השיטה הנפוצה ביותר לגילוי העבירות - כ 43% מהמקרים, (ובפער גדול מיתר השיטות) - הינה באמצעות מידע שהתקבל מגורמים שונים: עובדים, לקוחות וספקים. ב14% מהמקרים התגלו העבירות על ידי הביקורת הפנימית וב13% מהמקרים הגילוי היה תוצאה של תהליכי בקרה פנימיים על ידי ההנהלה.
עוד עולה כי המידע אשר מביא לגילוי העבירות מגיע ממקורות שונים בהם: עובדים (52%), ספקים (11%), לקוחות (21%) ועוד. 1% בלבד מהמידע מגיע מבעלי מניות או מתחרים.
יתרונות ביישום קו חם בארגון
בארגונים שבהם יושם קו חם יש נטייה לאתר מעילות שהתרחשו מהר יותר, לרוב כתוצאה מקבלת מידע אנונימי מעובדים. כך, הצליח הארגון לעצור את האירוע באיבו ולמזער את הנזק אשר היה יכול להיגרם ככל והי(.קף המעילה היה גדל.
במהלך 2022-2023 רובם המכריע (כ-66%)של מקרי השוחד והשחיתות התגלו כתוצאה מקבלת מידע אנונימי מקרי שוחד ושחיתות לרוב, מתאפיינים בפעולות "מתחת לשולחן" אשר אינן באות לידי ביטוי במערכות הפיננסיות של הארגון ולפיכך, מאתגרות ארגונים המנסים לאתרן. בשל כך, קו חם מהווה כלי יעיל לאיתור וחשיפת מעילות מסוג זה.
שילוב קו חם בארגון שלכם יכול להביא למספר יתרונות משמעותיים:
איתור מהיר של מעילות: קו חם מאפשר לעובדים לדווח על חשד למעילות באופן אנונימי, מה שמאפשר לארגון לאתר מעילות בשלב מוקדם ולמנוע נזקים כלכליים ומוסריים.
שיפור התחושה של ביטחון בארגון: קו חם מגביר את התחושה של העובדים בביטחון ובאמון בארגון, מה שמשפיע באופן חיובי על מוטיבציה ותפקוד.
מניעת נזקים כלכליים: לפי מחקר של ה ACFE היקף הנזק הכספי שנגרם לארגונים בהם התרחשו מעילות ולא נעשה שימוש בקו חם, היה גדול פי 2 מארגונים שהטמיעו בקרבן כלי זה.
איתור מעילות שלא באות לידי ביטוי במערכות הפיננסיות: מקרי שוחד ושחיתות לרוב, מתאפיינים בפעולות “מתחת לשולחן” אשר אינן באות לידי ביטוי במערכות הפיננסיות של הארגון ולפיכך, מאתגרות ארגונים המנסים לאתרן. לכן, קו חם מהווה כלי יעיל לאיתור וחשיפת מעילות מסוג זה.
עלויות: עלות הטמעה קו חם בארגון הינה נמוכה יחסית.
דווח אנונימי: דיווח אנונימי מאפשר לעובדים להעביר מידע ללא חשש מנקמנות או פגיעה אישי ובכך מעודד דיווח.
ככלל, הקו החם מהווה כלי חשוב לאיתור ומניעת מעילות בארגונים, והשימוש בו מומלץ בהתאם למחקרים של ה ACFE ולמגמות העולמיות.
האם קיים מנגנון יעיל לדיווח על אי סדרים בארגונכם?
להלן רשימת תיוג אשר נועדה לסייע לארגונכם לבחון את האם קיים מנגנון יעיל לדיווח על אי סדרים?
האם העובדים יודעים כיצד לתקשר חששות לגבי מעילות / הונאות ידועות או פוטנציאליות?
האם קיים ערוץ דיווח אחד או יותר (לדוגמה, קו טלפון להשארת הודעה, תיבת דואר פיזית ייעודית, תיבת דוא"ל או טופס אינטרנטי( זמין לעובדים?
האם העובדים סומכים על ערוצי הדיווח הקיימים בכך שהם יכולים לדווח על פעילות חשודה באופן אנונימי וללא חשש מנזק שיגרם להם?
האם הובהר לעובדים כי דיווחים על פעילות חשודה ייבדקו במהירות וביסודיות?
האם ספקים, לקוחות וגורמי חוץ נוספים מכירים את מדיניות ומנגנוני הדיווח ומודעים לאפשרות השימוש בהם?
האם מנגנוני הדיווח כוללים תמיכה במספר שפות ומאפשרים גישה 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע?
מדריך COSO - The Fraud Risk Management Guide: 2nd Edition
מדריך COSO - The Fraud Risk Management Guide: 2nd Edition למניעת מעילות והונאות אשר פורסם במאי 2023 מתייחס גם הוא לנושא הקו חם בהתמודדות ארגונים עם מעילות והונאות. המדריך מציין כי הקו החם הוא חלק בלתי נפרד מכל אחד מ-5 העקרונות לניהול סיכוני הונאה ומדגיש את התפקיד החשוב של הקו החם במניעת הונאות ומעילות בארגונים.
חמשת העקרונות לניהול סיכוני הונאה לפי COSO הם:
מחויבות הארגון לניהול הסיכון להונאות
תמיכה במנגנון פיקוח על הסיכון להונאות
כינון מדיניות מקיפה לניהול הסיכון להונאות
הגדרת תפקידים והאחריות ברחבי הארגון לפיקוח על הסיכון להונאות
תיעוד מדיניות ניהול הסיכון להונאות
לסיכום
ניתן לראות כי קיימת חשיבות גדולה לארגון ביישום מנגנון דיווח אנונימי אשר יאפשר לעובדים, ספקים ולקוחות לדווח על חשדות ואי סדרים וזאת בעלות נמוכה מאד.
פירמת מונרוב סייעה לארגונים רבים בהגדרת המדיניות ועיצוב תהליכי העבודה ביישום קו חם ונשמח לסייע גם לכם בנושא.