20 דרכים לעקוב אחר הונאה באמצעות ניתוח נתונים

מחקר שנערך בשנת 2020 מבית PwC מצא כי 47% מהעסקים היה לפחות מקרי הונאה אחד בשנתיים הקודמות, עם ממוצע של שישה מקרים לחברה. הונאת לקוחות הייתה הנפוצה ביותר, ואחריה פשיעה ברשת, ניכוי נכסים של נכסים ושוחד ושחיתות. האירועים חולקו כמעט באופן שווה בין מבצעים הונאה מתוך הארגון ומחוצה לו, כאשר 20% מהמקרים כוללים שיתוף פעולה בין גורמים חיצוניים ופנימיים. סך ההפסדים של יותר מ 5,000 עסקים שנבדקו הסתכמו ב 42 מיליארד דולר!.

לאור זאת שמגפת COVID-19 מתמשכת על מספר חודשים רבים ללא אופק להיעלמותה, הסבירות להונאה נפוצה עוד יותר. דו"ח של איגוד בוחני ההונאה המוסמכים (ACFE) מצא כי 77% מהחברות שנבדקו נכון לאוגוסט 2020 חוו גידול בפעילות ההונאה מאז תחילת המגיפה, כאשר 92% צופים גידול בהונאות במהלך 12 החודשים הקרובים.

לאור נגיף הקורונה חברות מיהרו להתקשר עם ספקים חדשים, לפעמים ללא בדיקה מתאימה וזאת על מנת לשרוד את התקופה המאתגרת הזו. בנוסף לכך עסקים רבים יישמו תהליך העבודה מרחוק אשר נכפה עליהם אשר עלול להביא לכך שכלל אמצעי הבקרה הקיימים בימי שגרה לפני נגיף הקורונה, לא יעבדו בצורה מיטבית בסביבות העבודה המרוחקות החדשות. בסביבת העבודה החדשה קל לפספס מצבים הדרושים בדיקות ובכך לאפשר לכשלים תפעוליים ואף הונאות.

למרבה המזל, שימוש בניתוח נתונים מתקדם יכול לאפשר לזהות סימני אזהרה אשר לא ניתן לזהות באמצעות בני אנוש. להלן מספר דוגמאות למצבים בהם דגל אדום צריך להיות מונף לחשש של ביצוע הונאה או התרחשות של כשל תפעולי.

פקודות יומן

רישום פקודות יומן יש לכול לשמש סמן חשוב מאד באיתור הונאות או טעויות אפשריות וזאת על ידי:

1. זיהוי וחיפוש מילות מפתח חשודות.

זיהוי פקודות יומן חשודות באמצעות חיפוש מילות מפתח אשר יכולות להעיד על רישום כוזב או טעות ברישום.

2. ריבוד חשבונות ספר חשבונות כלליים.

בדוק את טווח הערכים הרגיל לרישום פקודות היומן שמחוץ לטווח זה - אם פקודת היומן הממוצעת שלך לשכר הינה כ 2 מיליון דולר וערך אחד הינו בסכום של כ -500 אלף דולר, הרשומה אמורה להדליק נורה אדומה ובדיקה מעמיקה.

3. חפש סכומי פקודת יומן החורגים מהנורמה.

השתמש בניתוח נתונים מתקדם על מנת לאתר סכומי פקודות יומן הרחוקים יותר משתי סטיות תקן מערכים אופייניים לאותו סוג פקודה, חריג מסוג זה עלול להצביע על שגיאה חשבונאית או הונאה אפשרית.

הוצאות עובדים

הוצאות בתחומים כגון: הוצאות טיסה ונסיעה עלולים לאפשר הוצאה כספית בלתי מאושרת מהחברה וזאת על ידי בקשה ההוצאה במספר שיטות. להלן מספר דרכים למנוע ביצוע הונאה בתחום ההוצאות עובדים:

4. ניתוח ההוצאה הממוצעת לפי מחלקה.

למחלקת המכירות שלך ככל הנראה עלויות נסיעה גבוהות בהרבה מאשר צוות הפיתוח שלך. יש לעקוב אחר הוצאות המחלקות לאורך זמן כדי להבין את הטווח הממוצע עבור כל חטיבה והגדרה של התראה שתפעיל אם המחלקה חורגת מטווח זה. במקרים מסוימים, אירוע עונתי ספציפי, כמו ועידה, עשוי להציף הוצאה חריגה, לכן בתהליך הניתוח יש להתייחס גם לגורמים השונים אשר יכולים להשפיע על הממוצע.

5. האם קיימות תביעות להחזר חשודות.

תחום נפוץ אחד בו העובדים עשויים (לרוב בשוגג) לדרוש החזר הוצאות כפול הוא החזר דלק וק"מ . במקרים מסוג זה עובד אשר הגיש בקשה להחזר כספי בגין ק"מ נסיעה תחשב הבקשה להחזר כספי בגין הדלק כהחזר כפול הדורש בדיקה ואישור.

6. זיהוי רכישות מפוצלות.

עובדים עשויים להתגבר על הגבלות סכום הרכישה על ידי פיצול רכישה אחת גדולה לשני סכומים נפרדים – ניתוח נתונים מתקדם יכול להתריע בפני "רכישות מפוצלות" כאלה.

7. שים לב להוצאות גבוהות על ארוחות צוות.

נתונים מהעבר צריכים לתת לך מושג בסיסי טוב לגבי ההוצאה הממוצעת על ארוחות צוות. אם רשומה מסוימת היא מחוץ לטווח הנורמה הסביר, הדבר צריך לגרום להנפת דגל אדום לבדיקה.

8. מצא סכומי חיוב עגולים.

מצאת הוצאה בסכום עגול, כמו חיוב של 200 דולר בדיוק? לא סביר שסכומים כאלה יחויבו במקרה, כך שיכול להיות שהדבר אומר שהעובד משתמש בכרטיס האשראי של החברה כדי לבצע משיכות במזומן.

9. זהה תביעות החזר הוצאות כפולות.

עובדים מסוימים עלולים להגיש דו"חות הוצאות על רכישות שהם כבר קיבלו עליהן החזר, וכך להיות משופים פעמיים עבור אותה הוצאה.

10. בטל כרטיסי אשראי בלתי פעילים.

אם עובד עוזב את החברה שלך, אך כרטיס האשראי שלו לא מתבטל, מישהו עלול לעשות בו שימוש כוזב. וודא שכל כרטיס כזה מבוטל באופן מיידי.

משכורות

11. בדוק העלאות שכר חשודות.

שים לב להעלאות שכר קטנות ומרובות עבור אותו עובד במסגרת שנה קלנדרית אחת. צור קשר עם מחלקת כוח אדם כדי לוודא שההעלאות האלו מאושרות.

12. זהה עובדים לשעבר שעדיין מקבלים משכורת.

האם עובדים שפוטרו או התפטרו עדיין מופיעים בתלושי המשכורת? במקרים מסוימים, ייתכן וזה אומר כי עובד אחר דאג שאותה משכורת תגיע לחשבון הבנק שלו, כדרך לביצוע מעילה.

תשלומים לספקים

תשלומים לספקים יכולים להיות מצע שופע עבור הונאות, כאשר הספק עצמו או עובד לא ישר יכולים להעביר כספים באמצעות חשבוניות מזויפות או מנופחות. להלן כמה טיפים כדי למנוע הונאות של ספקים ופסיחה על חשבוניות חשודות:

13. הפרדת תפקידים בין יצירת חשבונות הספקים לבין התשלום לספקים.

וודא שהעובד שאחראי על פתיחת חשבונות ספקים אינו אחראי גם על הפקה ואישור של חשבוניות. עובד בלתי הגון יכול לנצל את התפקיד הזה כדי להפיק חשבוניות מזויפות מספקים פיקטיביים, כפי שיכול לעשות גם אדם מחוץ לארגון שמקבל את פרטי הגישה למערכת.

14. אתר חשבוניות כפולות.

ספקים יכולים להגיש את אותה החשבונית מספר פעמים. זה יכול לקרות בטעות או כדרך לעקוב אחר חשבוניות שטרם שולמו. אם אין לך שיטה שמשמשת למעקב והתראה אחר חשבוניות כפולות, אתה עלול לשלם את אותה החשבונית פעמיים.

15. עקוב אחר שינויים תכופים בפרטי הספקים.

לדוגמה, אם טבלת אב ספקים כוללת שינויים תכופים בפרטי הכתובת או פרטי חשבון בנק של ספק מסוים, יכול להיות כי מדובר בסימן להונאה.

16. זהה התאמות בין פרטים של ספקים לבין פרטים של עובדים בטבלאות אב.

אם אתה מזהה פרטי חשבון בנק זהים, כתובת או מידע אחר שמשותף לפרטים של ספק ולפרטי השכר של אחד מהעובדים, הדבר יכול להצביע לכך שאותו עובד יצר חשבון ספק מזויף.

17. מצא רכישות בהיקף גדול שלא משויכות להזמנה מסוימת.

במרבית החברות, רכישות מעל לסכום מסוים חייבות להיות משויכות להזמנה ספציפית – אם אתה מבחין ברכישות גדולות שאינן כאלה, זו יכולה להיות הוכחה למעילה, לטעות של מחלקת החשבונות או לטעות של הספק.

18. עקוב אחר "הזמנות מסגרת".

"הזמנות מסגרת" הן התקשרות כוללת עבור כמה שירותים שעדיין לא סופקו. וודא שבמידה והספקים דורשים תשלום מראש על שירות או קבלה על סחורה, יש לך דרך לעקוב אחר ביצוע העבודה שלהם.

לקוחות

הונאות וטעויות חשבונאיות עלולות לגרום לבעיות כאשר אתה עובד עם הלקוחות שלך. להלן כמה שיטות לוודא שניהול החשבונות מול הלקוחות שלך הוא תקין:

19. אמת את מגבלות האשראי של הלקוחות.

עליך לוודא כי גובה ההוצאות של הלקוחות שלך תואם את פרופיל האשראי העסקי שלהם וגודל החברה, ולזהות את הלקוחות שחורגים ממגבלות האשראי שלהם. ייתכן ואותם לקוחות לא יוכלו להחזיר אשראי שטרם נפרע.

20. זהה לקוחות שהוטלו עליהם מגבלות פיננסיות.

בדוק את הלקוחות שלך במאגר מידע שיאתר את אלה שהוטלו עליהם מגבלות פיננסיות ברשומות ציבוריות, כולל מתוך הרשימות של D&B, BDI ומאגרי מידע נוספים. הדבר יסייע לך לזהות לקוחות שצריכים לעבור אישור נוסף או כאלה שיש להפסיק לעבוד איתם.

ישנן דרכים רבות לזהות הונאות, מעילות וטעויות חשבונאיות בעסק שלך, אך אם אתה מסתפק בסקירה ידנית של העברות הכספים, סביר להניח שאתה עלול לפספס רבות מהן. טעויות, חיובים לא מורשים וסימנים אחרים של הונאה יכולים לחמוק מעיני צוות הנהלת החשבונות שלך, ועלולים לגרום להפסדים של מיליוני ₪ במהלך כל שנה.

בכדי לזהות בצורה מדויקת ולהצליח לתקן בזמן מעילות והונאות לפני שהן גורמות נזק לארגון שלך, חשוב ליישם שימוש בכלי הניתוח הטובים ביותר, שיוכלו לבצע ניתוח של 100% של המידע הפיננסי שלך (במקום רק לדגום את המידע) ויזהו באופן אוטומטי נורות אדומות וסימנים מחשידים.

סט הכלים שלך צריך לבצע אינטגרציה בין מאגרי המידע הפנימיים והחיצוניים, כולל מערכת ה-ERP שלך, מערכת השכר ומאגרי נתונים ציבוריים אחרים, שיכולים לשמש לאימות הנכונות של הנתונים שלך. מערכת בקרה מתמשכת תוכל לספק לך באופן מיידי התרעות בנוגע להפרות אפשריות, ותוכל גם לעשות שימוש בטריגרים וכללים מותאמים אישית בהתאם לתחום התעשייה שלך. על ידי יישום של למידת מכונה מתקדמת, תוכל לספק למחלקת הנהלת החשבונות שלך, למחלקת התפעול ולצוותי ה-IT, מספיק מידע מודיעיני כדי שיוכלו לשמור על הארגון שלך בטוח ומאובטח במיוחד בימים מאתגרים כאלו בהם אנו נמצאים.