ביקורת פנימית מלווה היא גישה חדשנית לביקורת שמתמקדת בליווי תהליכים בזמן אמת ולא רק בבדיקה שלהם לאחר מעשה. כאשר מבצעים ביקורת פנימית מלווה, הביקורת משתלבת בתהליכים השוטפים של הארגון ומספקת פידבק והמלצות לשיפור בזמן שהפעילות עדיין מתבצעת. באופן זה מתאפשר לארגון להגיב במהירות ולתקן בעיות לפני שהן הופכות למשברים או נקודות כשל קריטיות. להלן ניתוח של היתרונות והחסרונות של ביקורת פנימית מלווה:
יתרונות:
1. מניעת בעיות: על ידי זיהוי בעיות בשלב מוקדם, ניתן למנוע טעויות וליקויים שעלולים להתפתח לבעיות גדולות יותר.
2. שיפור תהליכים: הביקורת המלווה מאפשרת לארגון לשפר תהליכים באופן רציף ולהטמיע שינויים מייטבים בזמן אמת.
3. תמיכה בהחלטות ניהול: הביקורת מספקת מידע רלוונטי ועדכני שיכול לעזור להנהלת הארגון לקבל החלטות מושכלות יותר.
4. חיזוק תרבות האחריות: כאשר עובדים מודעים לכך שהביקורת היא חלק מהתהליך השוטף, הדבר יכול לחזק את תחושת האחריות והמחויבות לאיכות ולציות לנהלים.
חסרונות:
1. עלויות: ביקורת מלווה עלולה להיות יקרה יותר מביקורת בדיעבד בשל הצורך במשאבים רבים יותר ובמעורבות תדירה של הביקורת.
2. עומס על העובדים: הצורך להתמודד עם ביקורת בזמן אמיתי עלול ליצור עומס על העובדים ולהפריע לשגרת העבודה הרגילה.
3. תלות במיומנות הביקורת: היכולת לספק ביקורת מלווה אפקטיבית תלויה במיומנויות ובניסיון של הביקורת הפנימית וצוות העובדים.
4. סיכון של תלות יתר: יש סיכון שהארגון יתמכר לביקורת המלווה ולא יפתח יכולת עצמאית לזהות ולתקן בעיות.
ביצוע ביקורת פנימית מלווה כולל מספר שלבים עיקריים כמפורט להלן:
1. היכרות עם מדיניות הארגון: זהו השלב הראשוני, שבו המבקר מתמקד בלמידת מדיניות הארגון והנהלים הקשורים לנושא הנבדק.
2. אמצעי ההפצה של המדיניות: בשלב זה, המבקר בוחן את הדרכים בהן מדיניות הארגון מועברת לעובדים וכיצד היא מיושמת בפועל.
3. בחינת התהליך: השלב המרכזי שבו המבקר בודק את התהליך עצמו, משווה אותו למדיניות ובוחן את איכותו.
4. פיקוח ובקרה: בשלב זה, המבקר עוסק בבחינת הבקרות הקיימות בתהליך ובאופן שבו הן מיושמות לשם שיפור התהליך.
בתהליך הביקורת, המבקר יכול להציע שיפורים ולהמליץ על שינויים שיביאו לתהליכי עבודה יעילים יותר ומערך בקרה אפקטיבי.
הדבר החשוב ביותר בביצוע ביקורת פנימית מלווה הוא האובייקטיביות והעצמאות של המבקר. על המבקר להיות חף מכל ניגוד עניינים ולשמור על "מרחק" מהמבוקרים כדי להבטיח שהתוצאות יהיו מדויקות ואמינות. חשוב שהמבקר יהיה מקצועי ובעל היכרות ויכולת בתחום המבוקר וזאת על מנת לאתר סיכונים ולהציע פתרונות לשיפור התהליכים אך יחד עם זאת לא להיות חלק מקבלת ההחלטות עצמם, דבר שנמצא תחת האחריות של ההנהלה בארגון.
בנוסף, חשוב שהמבקר יקיים תקשורת פתוחה וברורה עם הנהלת הארגון לאורך כל תהליך הביקורת המלווה, ויספק דוחות מפורטים הכוללים המלצות לשיפור בטווחי זמן קצרים תוך כדי ביצוע הביקורת הפנימית המלווה.
בסופו של דבר, החלטה ליישם ביקורת פנימית מלווה צריכה להתבצע לאחר שיקול דעת מעמיק של היתרונות והחסרונות, תוך התחשבות במצב הספציפי של הארגון ובמשאבים הזמינים לו. חשוב לזכור שהמטרה היא לשפר את התפקוד הכולל של הארגון ולא רק למצוא פגמים וליקויים.