מחלקת/אגף הרכש בארגונים רבים מהווים כיום את הפנים החיצוניות והפנימיות של הארגון. הם אלו שנותנים את השירות כלפי פנים והם אלו, כלפי חוץ, שמובילים את ההתקשרויות מול הספקים/הקבלנים.
כאג'נדה חינוכית לחברות וארגונים, אנו מאמינים כי תהליכי הרכש מהווים גורם משמעותי שיכול, בניהול נכון, להביא למינוף הארגון. מכאן, ש"חינוך" לניהול רכש של אותם יחידים המרכיבים את הרכש בחברות וארגונים יתרום לארגון ויוביל אותו קדימה. השאלה שעולה היא כיצד יש ליישם ניהול נכון של תהליכי רכש ומהי התועלת הצפויה ממנו.
הרכש, ביישום של אסטרטגיות מתקדמות לניהול רכש והגדלת הרווחיות של הארגון לטווח הרחוק תוך ייצוב של שרשרת אספקה מיטבית, מהווה נדבך חשוב, אם לא החשוב ביותר במדידת הצלחתה של החברה/הארגון.
ניהול נכון של תהליכי הרכש מאפשר להשיג ביצועים טובים יותר ולהבטחת מקסום רווחים. לא תמיד אנו יודעים כיצד להבחין בין מקסום רווחים, דהיינו, חסכון בעלות הכוללת לבין מחיר העסקה.
אנו בעמדה כי ניהול נכון של הרכש מעודד שיתוף פעולה מול הצד השני (ספקים, קבלנים) ומביא את הצדדים למצב של Win – Win , זאת לעומת רכש נקודתי, מזדמן שמתמקד במחיר העיסקה ומביא את הצדדים למצב של Lose – Win.
בשנים האחרונות אנו עדים לעיסוק גובר והולך של גורמי הרכש בתחומים שקודם לכן לא היוו חלק אינטגראלי ממשימותיהם.
כיום נדרשות החברות, במסגרת פעילותן העסקית השוטפת ל"רכש חכם". לא מדובר כאן ברכש אסטרטגי. לרכש אסטרטגי הגדרות שונות (חלק רואים בו גישה העוסקת בניתוח וניהול מה קונים, ממי ובאילו תנאים; חלק רואים בו סוג/קטגוריה של רכש ייחודי בעלות וסיכון גבוהים). רכש "חכם" מאגד בתוכו מספר התנהגויות לניהול רכש, מבחין בינן ומתאים את ההתנהלות הנדרשת לאותה עסקה ספציפית. רכש חכם יביא לתהליך מובנה, המהווה חלופה אלטרנטיבית לרכש בלתי מבוקר. באמצעות תהליך סדור מתאפשר זיהוי וניתוח נכון של העיסקה העומדת על הפרק לצורך גיבוש ויישום הביצוע באמצעים אשר יביאו את מירב היתרונות לארגון. לדוגמא, במקום רכש חומרי גלם ובשלב שני הרכבה והלחמה אצל קבלנים נעשה מיקור חוץ לקבלני משנה, המהווים חלק מתהליך הייצור.
רכש חכם מאזן בין השיקולים השונים להליך כזה או אחר, בודק את התחרות הקיימת בשוק, דרישות הדין ופקטורים נוספים שיש בהם כדי להשפיע על העסקה. לדוגמא: הארגון נדרש לספק שירותים. האם מדובר בתחום רווי בספקים או בתחום בו מנעד הספקים מצומצם. האם מספיק הליך תחרותי לבחירת הספק לביצוע עבודה ספציפית או עדיף התקשרות מסגרת שנתית לזמינות הספק לפי צרכי הארגון והוזלת העלויות.
רכש חכם מכיר טוב יותר את צרכי המזמין והדרישות הספציפיות שלו מחד ומצד שני את נקודות התורפה בארגון. לאור זאת, רכש חכם בארגון יכול להיערך מראש לסיטואציות בהן עלולות לצוץ בעיות. לדוגמא, רכש חכם לחומרי גלם יעבוד עם התפ"י לתכנון מול הזמנות לקוח ותחזית שנתית על מנת למנוע הוצאת מס' הזמנות לאותו ספק באותו היום או בסמיכות ימים או הוצאת מספר הזמנות לאותו פריט בסמיכות.
ברכש חכם חוברים יחד מספר זרועות המהוות את יחידת הרכש בחברה/בארגון. כחלק ממהלכים שנועדו לשפר את הארגון מתמודד הרכש כיום עם עוד ועוד נושאים שאינם באים בגדר רכש "מובהק". בין היתר עוסק הרכש ב-
ניהול ויישום אסטרטגיות
בקרה לוגיסטית
פיקוח
חישובים כלכליים
כן אמור הרכש להביא בחשבון בביצוע משימותיו מגוון רחב של שיקולים.
הרחבת תחומי אחריות של הרכש ותפקודו בשוק תחרותי מחייבים אותו לאתר הזדמנויות לחיסכון תוך מציאת יתרון יחסי לפעילותו. לדוגמא, רכש חכם יבחן באופן שוטף ספקים חלופיים והרחבת מאגר הספקים על מנת להקטין תלות בספקים מרכזיים.
כמו כן רכש חכם יביא בחשבון :
מעקב אחר הזמנות פתוחות והזמנות מאחרות לשיפור זמני אספקה;
זמן תגובה מדרישת רכש עד להפקת הזמנה;
חיסכון מוכח בהליכי הרכש;
שיקולים שיווקיים
ניהול סיכונים
שיקולים משפטיים וחוזיים
ברכש חכם משקללים אנשי הרכש את השיקולים האמורים לעיל עם הכלים העומדים לרשותם ומביאים לצמצום בעיות ולשיפור הליכי הרכש. בנייה נכונה של הליך הרכש תתרום פרטים רבים וחשובים למזמין ותעניק לו את מירב השליטה על תנאי ההתקשרות תוך קביעת עקרונות מסחריים ומשפטיים לטובתו. נוסף על כך, ניהול נכון, לא רק מציב את המזמין בעמדת כח, בה עומדים לו מירב היתרונות, אלא מקצר באופן משמעותי את לוחות זמנים, לרבות של הליכי מו"מ מול הצד השני ובכך מביא לשיפור משמעותי בהליך הרכש ובחיסכון נוסף בעלויות.